1. 概要

事業部門からの契約書の審査依頼をフォームで受け付けることができます。このフォームをうまく活用すると、依頼時に事業部門から適切な情報を回収できるだけでなく、案件の抜け漏れ防止、ドキュメントリストへの入力工数の削減など様々なメリットがあります。

事業部門が依頼するフォーム

法務は「審査依頼」タブに集約

受け付けた依頼は「審査依頼」タブ配下に集約されます。案件をスタートするタイミングで法務フラグがついたユーザーがフォルダに格納していきます。

依頼時の情報は、自動で詳細情報とVer.1のコメント欄へ

2. 設定方法

前提

本機能はオプション機能（有償）となります。

ご利用希望の際は、右下のチャットサポートよりお問い合わせください。

サポートチームにて設定が完了すると、以下URLでフォームの設定が可能になります。（管理者・オーナーのみ確認可能）

https://forms.hubble-docs.com/settings/form

また、フォーム機能が有効になると、Hubble左下に「審査依頼」フォルダが表示されます。ここにフォームを通して依頼されたドキュメントが表示されます。この「審査依頼」フォルダを閲覧できるのは、ユーザーの職務属性が「法務」のユーザーのみです。

職務属性の設定方法は以下のヘルプページをご確認下さい。

【管理者・オーナー向け】ユーザーの職務属性の登録

具体的なフォームの設定方法

設定ページ

https://forms.hubble-docs.com/settings/form

画面イメージ

上記画像の①〜⑥の項目は以下の通りです。

	項目名	詳細	備考
①	フォーム名	フォームを識別する名前を入力します（例：「NDA申請用フォーム」）。	-
②	権限範囲	フォームの存在を確認でき、かつこれを通して申請できる権限を、ユーザーやグループ単位で付与することができます。	法務属性のユーザーは、権限に関わらず全てのフォームにアクセスできます。
③	フォーム送信後、通知を送る法務属性のユーザー	事業部門からフォームが送信された際の通知先(メール)を指定します。法務属性のユーザーのみ選択できます。	フォーム送信者にも確認メールは通知されます。
④	自社テンプレートを使用する	チェックを入れて、テンプレートを選択すると、公開されている自社テンプレートを使った審査依頼を行えるようにすることができます。	ここでチェックを入れた場合、当該フォームにWordファイルをローカル等からアップロードして申請を行うことはできません。
⑤	フォームの項目	フォームに表示する項目を設定します。ドキュメントリストに存在する項目のみ選択できます。	ドキュメントリストで非表示設定になっている項目および自動入力となっている項目は選択できません。
⑥	コメント項目のラベル例	末尾の自由記載欄の表示ラベルを自由に設定できます。	（以下の「コメント項目のラベルの表示イメージ」参照）

（コメント項目のラベルの表示イメージ）

3. 使い方

事業部門がフォームを利用するとき

①Hubbleから遷移するとき

フォームの一覧は赤枠から遷移することができます。

②URLを事前に共有し、直接アクセスするとき

フォームの一覧を表示するURLは以下の通りです。

https://forms.hubble-docs.com/

また特定のフォームに直接アクセスする場合には、以下の形式のURLを、各フォームの画面から取得の上、共有してください。

https://forms.hubble-docs.com/details/XXXXXXXX

〈補足〉
各フォームのURLはユニークになっています。

依頼されたドキュメントを法務属性のユーザーが確認するとき

依頼されたドキュメントは、「審査依頼」に集約されます。法務属性のユーザーのみが審査依頼に集約されたドキュメントを確認することができます。

〈補足〉
法務以外の属性のユーザーには、「審査依頼」のフォルダは表示されていません。

受け付けたドキュメントの状態

以下のように、一覧されて格納されます。

申請に伴う情報は、一覧から当該ドキュメントをクリックして右側に表示される詳細パネルで確認ができます。

案件に着手する場合

ドキュメントをフォルダに格納するまで、ドキュメントの編集やコメントはできません。

右側の詳細パネルで概要を確認後、[フォルダに格納]をクリックし、特定のフォルダ配下に移動させて、依頼者とのコミュニケーションやドキュメントの編集を行なってください。

💡 活用のヒント！審査依頼をうまく活用すると、案件の抜け漏れを無くせる💡

想定している流れは以下です。

事業部門から依頼を受け付ける
1. 社内のイントラネットやSlackやTeamsにURL（https://forms.hubble-docs.com/）を添付し、事業部門に共有するのがオススメ。
法務が「審査依頼」を確認する
ドキュメントを「審査依頼」タブからフォルダに格納
案件スタート（フォルダに格納後、コメントや編集が可能になります）

（朝会などのミーティングで）法務チーム内で案件割り振りを行っている皆さまは、ミーティング内でこの「審査依頼」のドキュメントを確認し、案件を各担当者に割り振りを行ってください。審査依頼内のドキュメントをできるだけゼロにすることで案件の抜け漏れを防止します。

4. 注意点

Slackの契約書審査依頼フォームとの関連について
- ドキュメントのアップロードの仕様が異なるため、注意が必要です。（Slackのフォームの場合、「審査依頼」ではなく、フォルダに直接アップロードされる仕様）
- 参考：（Slackの契約書審査依頼フォームのヘルプページはこちら）
通知について
- 審査依頼フォームでの申請が完了した旨の通知は、送信者・受信者（法務属性を持ったユーザー）にメールで届きます。
ドキュメントリストへの反映タイミングについて
- 審査依頼フォームで申請されたドキュメントに付帯する詳細情報は、審査依頼フォルダから移動して初めてドキュメントリストに反映されます。