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外部リンク共有機能 - バージョンをリンク形式で外部に共有する
外部リンク共有機能 - バージョンをリンク形式で外部に共有する

Hubbleのバージョンを外部へ共有する際、リンクを用いて共有できます。

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対応者:Shogo Watanabe
一週間前以上前にアップデートされました

目次

1. 概要

Hubbleのバージョンを外部へ共有する際、PCへWordやPDFファイルをダウンロードすることなく、アクセスコード付きのリンク形式で共有することができるようになりました。

ダウンロードの手間を減らすだけでなく、共有時のファイルの取り違えも防ぎ、安全でより正確な契約業務を実現します。

※本機能は標準機能です。

2. 外部リンクの有効化方法

2022年12月4日以前よりHubbleをご利用の企業では、
機能の利用を管理画面から有効化する必要があります。
詳しくは「5. 設定方法(管理者・オーナー向け)」をご覧ください。

共有したいバージョンを開き、上部メニューの中から「このバージョンを外部リンクで共有する(リンクマーク)」をクリックします。

外部リンクの設定と、共有されるバージョン内容の確認を行います。

  • 相手に見えるドキュメント名:共有の受け手の画面において、ここで設定したドキュメント名が表示されます。デフォルトではHubble上のドキュメント名が入力されています。

  • アクセスコード:共有の受け手がドキュメントにアクセスするためのコードです。この項目は必須であり、変更できません。

  • 有効期限:外部リンクが有効な期限を入力します。デフォルトでは2週間後に設定されており、チェックボックスにチェックを入れると非設定も可能です。

  • 共有されるバージョン内容:画面右が、共有先で閲覧される内容のプレビューです。前バージョンとの差分ではなく、当該バージョンの原文表示状態が共有されます。Word内の修正履歴やコメントがついている場合、それらも反映されます。

確認が完了したら「リンクを有効化」をクリックします。

この際自動的に、PCのクリップボードに外部リンク情報がテキストとしてコピーされます。

コピーされるテキストの形式は下記の通りです。(例)

ドキュメント名:秘密保持契約書
アクセスコード:ABCD12E3
リンク:https://app.hubble-docs.com/share-documents/●●●●●●●●
リンクの有効期限:2022/12/21

クリップボードにコピーされた外部リンク情報を、メールやチャットツール等に貼り付け、共有先に送付して完了です。

当該バージョンの外部リンクが有効になっているかどうかは、設定時と同じく上部メニューの「このバージョンを外部リンクで共有する(リンクマーク)」から確認できます。リンク情報の再コピーも可能です。

外部リンクの有効化・無効化に必要な権限

外部リンクの有効化および無効化には、共有するバージョンが含まれているドキュメントに「編集者」または「閲覧者」としてのアクセス権限を持つ必要があります。(「訪問者」権限では利用できません。)

アクセス権限について、詳しくは下記をご覧ください。

3. 外部リンクの無効化条件

外部リンクが無効になると、リンク先へはアクセスできなくなります。

※一度リンクが無効になった後に再度リンクを有効化した場合、別のリンク・アクセスコードが発行されます。

リンクが無効になる条件は以下の通りです。

  • リンクの有効期限が切れた場合

  • 共有の受け手がアクセスコードを5回間違えて入力した場合

  • ドキュメントまたはバージョンが削除された場合

  • 管理画面から、本機能の利用がOFFにされた場合(5. 設定方法参照)

  • 手動で無効化した場合(以下に方法を記載)

リンクを手動で無効にする方法

外部リンクが有効化されているバージョンを開き、上部メニューの中から「このバージョンを外部リンクで共有する(リンクマーク)」をクリックします。

リンクを無効化」をクリックして完了です。

4. 共有の受け手における表示

共有の受け手がリンクをクリックすると、アクセスコードの入力を求める画面が開きます。

アクセスコードが正しく、リンクが有効期限内であった場合

以下のような画面で、共有されたバージョンの内容が閲覧できます。

右上の「ダウンロード」ボタンから、WordまたはPDF(共有されたバージョンと同じ形式)としてダウンロードも可能です。

アクセスコードが間違っているか、リンクが無効になっている場合

以下のように「アクセスコードが無効か、リンクの有効期限が切れています」と表示されます。

リンクが無効なケースは3. 外部リンクの無効化方法を参照ください。

5. 設定方法(管理者・オーナー向け)

2022年12月5日以降にご利用開始の企業では、原則として本機能は有効になっているため、
以下の作業は必要ありません。

「管理者」または「オーナー」の統制権限を持つユーザーにて、管理画面アプリケーションの設定画面にアクセスします。

外部リンク共有」メニューの「詳しく見る」をクリックします。

有効化」をクリックして完了です。

なお有効になっている状態で「無効化」すると、本機能をOFFにすることができます。その際、有効化されていた外部リンクはすべて自動的に無効化され、復元することはできなくなります。


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