目次

  1. 概要

  2. フォームを立ち上げる2種類の方法

  3. 設定方法(Hubble側)

  4. 設定方法(Slack側)

  5. 備考

1. 概要

Slackから、Hubbleへの契約書審査依頼を行うことができる標準機能です。

事業部門は、Hubbleのアカウントを持っていれば、ブラウザでHubbleにアクセスすることなく、Slackだけで審査依頼を完結できます。

本ページでは、管理者・オーナーが行う事前設定方法を説明します。

実際にSlackでフォームを立ち上げて依頼をする方法は、下記のページをご覧ください。

【依頼部門向け】Slack連携 - 契約書審査依頼フォームでSlackから契約書審査を依頼する

2. フォームを立ち上げる2種類の方法

Slackのフォームを立ち上げるトリガーは、2種類あります。

設定は片方だけでも、両方でも作ることができます。またそれぞれ、複数のフォームを用意できます。

【A】テンプレートドキュメントを選択してフォームを立ち上げる方法

あらかじめ設定したSlackチャンネルにて /hubble-request-template というスラッシュコマンドを送信して開始する方法です。

Hubbleの「テンプレート」フォルダにて公開されているテンプレートドキュメントをSlack内で選択し、フォームを立ち上げます。

【B】WordファイルをSlackにアップロードしてフォームを立ち上げる方法

主に契約の相手方から契約書を受け取ったケースを想定しています。

スラッシュコマンドの送信後、WordファイルをSlackチャンネルにアップロードすることで、フォームを立ち上げます。

(注意) プライベートチャンネルの場合、以下の手順でAppを追加してください。Appを追加しないとフォームが動作しません。

App名:Hubble契約書審査依頼フォーム

3. 設定方法(Hubble側)

https://app.hubble-docs.com/admin/ から管理画面に入ります。

アプリケーションメニューを選択し、Slackの「詳しく見る」をクリックします。

契約書審査依頼フォームの設定」をクリックします。

連携」をクリックします。

Slackワークスペースへのアクセス権限を要求する画面に遷移後、確認して許可をクリックします。

フォームを作成」をクリックして、フォームを作成していきます。

フォームの各項目を決定します。

①フォーム名(必須)

依頼者がSlackでフォームを選択する際の選択肢名になります。

②アップロード先のフォルダ(必須)

依頼完了後にWordファイルがアップロードされるHubble上のフォルダを選択します。

このフォルダには、依頼者がHubble上で編集権限を持っている必要があります。

③フォーム送信後、通知を送るチャンネル(必須)

依頼者がフォーム送信後、フォームが送信された旨を送信内容とともに通知するチャンネルを設定します。

※プライベートチャンネルに設定する場合、事前にチャンネル側で設定が必要になります。以下の方法でHubble契約書審査依頼フォームのSlack Appを事前にチャンネルに追加してください。

④自社テンプレートを利用する(任意)

2で紹介した2種類のフォーム立ち上げ方法のうち、どちらを採るかによって選択してください。

  • 【A】テンプレートドキュメントを選択してフォームを立ち上げる場合
    →チェックボックスにチェックを入れ、使用するテンプレートを選択します。
    テンプレートはあらかじめHubble上で「公開」されている必要があります。

  • 【B】WordファイルをSlackにアップロードしてフォームを立ち上げる場合
    →チェックボックスは空欄にします。

⑤フォームの項目(任意)

フォーム送信時に入力する、Hubble上の詳細情報(=ドキュメントリスト)項目を設定します。

ここで設定した項目は、Slackのフォーム上で必須入力となり、送信されると自動的にHubbleの詳細情報とコメント欄に反映されます。

⑥コメント項目のラベル名(必須)

フォーム送信時に入力する、契約書にまつわるコメントを入力する欄の項目名になります。(デフォルトでは「背景・詳細」となっています。)

この項目は、Slackのフォーム上で必須入力となり、送信されると自動的にHubbleのコメント欄に反映されます。

4. 設定方法(Slack側)

フォームを立ち上げることができるSlackチャンネルを設定します。

該当のチャンネルにて、添付・ショートカット立ち上げ用の「+(プラス)」ボタンをクリックします。 (直接/(スラッシュ)を入力でも可能です。)

hubble-request-settingで検索し、選択・送信します。

このチャンネルでHubbleの契約書審査依頼を有効化しました。」という自動応答が投稿されたら、設定完了です。以後同チャンネルで、チャンネル参加者がフォームを送信することが可能になります。

5. 備考

フォーム送信時にエラー等になるケース

以下の場合は、Slackからフォームを送信してもエラーになります。

  • フォーム作成後にアップロード先のフォルダが削除された場合
    管理画面から、エラーとなるフォームを選択し、フォルダを再設定することで解消されます。

  • フォーム作成後にドキュメントリストの項目名を変更した場合
    →エラーは出ませんが、フォームの送信内容は反映されません。管理画面から当該フォームを選択し、再設定することで新しい項目名が反映されます。

  • フォーム作成後、選択していたテンプレートが削除された場合
    管理画面から当該フォームを選択し、テンプレートを再設定することでエラーが解消されます。

複数のSlackワークスペースを利用している企業での注意点

  • 本連携では、1つのHubbleワークスペースに対して1つのSlackワークスペースで利用することができます。(1つのHubbleワークスペースに対して複数のSlackワークスペースを紐付けることは、設定画面上も不可となっています。)

  • 本連携を行うSlackワークスペースと、Slack appからのDMで通知を受け取るSlackワークスペースは、別建てでも問題ありません。

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