目次

  1. 概要

  2. 設定方法(管理者・オーナー向け)

  3. バージョンを「確認済み」にする方法

  4. ドキュメントリスト(詳細情報)での表示

  5. 「確認済み」を取り消す方法

  6. 注意点

1. 概要

代表の早川が4分で紹介した動画をぜひご覧ください。

あるバージョンを法務の方が確認済みであることを明示するための機能です。コメント機能(編集・削除が可能)よりも強力な証跡を残すことができ、また確認済みではないドキュメントにいち早く気づくことができるようになります。

契約書のバージョン管理機能をさらに強化し、より正確な業務を実現します。

2. 設定方法(管理者・オーナー向け)

本機能はオプション機能となります。
ご利用・トライアルをご希望の方は、右下のチャットサポートからお問い合わせください。

利用前に、「確認済み」機能を使用可能なユーザーを、管理画面から設定します。

本セクション2の作業は「管理者」「オーナー」の統制権限をお持ちの方が行う必要があります。

右上のメールアドレスをクリックし、「管理画面」に入ります

アプリケーション」メニューから、「確認済み機能」欄の「詳しく見る」をクリックします

追加するユーザー」欄で、本機能を利用してバージョンに「確認済み」を付与できるユーザーを選択し、「追加」の後、「更新」をクリックして設定は完了です。

本機能を利用すると、ドキュメントリスト(=詳細情報)の初期項目として以下が追加されます。(詳細は「4. ドキュメントリスト(詳細情報)での表示」参照)

  • 最終確認日」当該ドキュメントでバージョンが直近で「確認済み」にされた日時(項目タイプ:日付

  • 最終確認者」当該ドキュメントでバージョンを直近で「確認済み」にしたユーザー(項目タイプ:Hubbleユーザー

3. バージョンを「確認済み」にする方法

ドキュメント詳細画面で、「確認済み」にしたいバージョンを選択した状態で上部のメニューバーから「確認済みにする」をクリックします。

※当該ドキュメントに「編集者」の権限を持つ必要があります。

次の画面で「確認済みにする」をクリックします。

完了すると、「このバージョンをあなたが<日時>に確認済みにしました」というメッセージが上部に表示され、同時にコメント欄にて「<ユーザー名>が確認済みにしました」というメッセージがHubble botより自動送信されます。

バージョンツリーにも確認済みマークが表示されます。

確認済みにできるのは「マスターブランチ」のみです。
サブブランチは確認済みにできません。

4. ドキュメントリスト(=詳細情報)での表示

「確認済み」機能がONになっている場合、以下の2つの項目がドキュメントリスト(=詳細情報)での初期項目として表示されます。

  • 最終確認日」当該ドキュメントでバージョンが直近で「確認済み」にされた日時(項目タイプ:日付

  • 最終確認者」当該ドキュメントでバージョンを直近で「確認済み」にしたユーザー(項目タイプ:Hubbleユーザー

参考:ドキュメントリストの初期設定項目

ドキュメントリストでの表示

詳細情報での表示

5. 「確認済み」を取り消す方法

確認済みを取り消すことができるのは、以下のどちらかのユーザーです。

  • ①当該バージョンを「確認済み」にしたユーザー

  • ②「オーナー」権限を持つユーザー

①当該バージョンを「確認済み」にしたユーザー向け

ドキュメント上部の「取り消す」ボタンをクリックします。

次の画面で「取り消す」をクリックします。

完了すると、コメント欄にて「<ユーザー名>さんが確認済みを取り消しました」というメッセージがHubble botより自動送信されます。

②「オーナー」権限を持つユーザー向け

管理画面から、「管理者権限」メニューを選択。

全ドキュメント・フォルダ」または「全テンプレート」の該当する方をクリックします。

該当ドキュメントに到達後、「最新の確認済みを取り消す」から取り消しを実施します。

ドキュメントの直近の「確認済み」を取り消す機能です。
それ以外の取り消しを実施したい場合は、右下のチャットサポートからお問い合わせください。

6. 注意点

  • 証跡としての観点から、Hubble botからのコメントを削除することはできません。

  • Hubble botからの「確認済み」コメントおよび取り消しコメントは、メール・Slack等では通知されません。一方で、日次の「活動履歴メール」には記載されます。

  • 一つのバージョンにつき、1人のみが「確認済み」にできます。

  • 一つのドキュメントにつき、複数バージョンで「確認済み」にできます。

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